Effizient Ausschreiben: Die funktionale Leistungsbeschreibung verständlich gemacht

Was verbirgt sich hinter dem Begriff ‘funktionale Leistungsbeschreibung’, und welche Chancen bietet sie für Ausschreibende und Bieter? Diese Art der Leistungsbeschreibung lenkt den Blick auf das Ziel der Ausschreibung und öffnet den Raum für kreative Lösungen. Unser Artikel klärt auf, wie genau das funktioniert und welche Vorteile sich daraus ergeben können.

Inhalt

• Grundlagen der funktionalen Leistungsbeschreibung
• Der Gestaltungsspielraum bei funktionalen Ausschreibungen
• Praxis-Tipps & Vorteile von Cosuno für funktionale bzw. hybride Ausschreibungsformen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die funktionale Leistungsbeschreibung (FLB) setzt auf die Definition der geforderten Funktionen statt auf eine detaillierte Vorgabe von Ausführung und Materialien, um Kreativität und Wettbewerb der Bieter zu fördern.
• FLB bietet eine flexible Ausschreibungsstruktur, die den Auftraggebern ermöglicht, den Detaillierungsgrad zu steuern, und den Bietern, eigene Lösungsansätze einzubringen, wodurch sie bedeutend zur Innovation beitragen können.
• Die Herausforderung bei der Nutzung einer FLB liegt in der Balance zwischen ausreichender Gestaltungsfreiheit für Bieter und präzisen, unmissverständlichen Vorgaben für das Leistungsziel, um Qualität und Vergleichbarkeit der Angebote sicherzustellen.

Grundlagen der funktionalen Leistungsbeschreibung

Die funktionale Leistungsbeschreibung (FLB) revolutioniert die Art und Weise, wie Ausschreibungen konzipiert werden. Im Kern geht es darum, den Gegenstand einer Ausschreibung durch die Beschreibung der zu erfüllenden Funktion zu definieren, ohne dabei auf die Art und Weise der Ausführung oder die verwendeten Materialien detailliert einzugehen. Dieser Ansatz eröffnet die Tür zu innovativen Lösungen und fördert die kreative Entfaltung der Bieter, indem ihnen die Freiheit gegeben wird, innerhalb gegebener Rahmenbedingungen die optimale Lösung zu finden.

In der Praxis bedeutet das, dass Auftraggeber lediglich die technischen, wirtschaftlichen und gestalterischen Rahmenbedingungen festlegen, während die Bieter für die Entwicklung der konkreten Lösungsplanung zuständig sind. Diese Umkehrung der traditionellen Rollenverteilung hat einen wesentlichen Vorteil: Sie nutzt das gesamte Potenzial des Marktes und fördert den Wettbewerb der Ideen. Doch die funktionale Leistungsbeschreibung kann auch Herausforderungen mit sich bringen, besonders wenn sie mit detaillierten Beschreibungselementen kombiniert wird. Dies kann die Erstellung von Angeboten erschweren. In solchen Fällen sollten Auftraggeber klare Leistungsziele und Rahmenbedingungen definieren, um den Prozess effizienter zu gestalten.

Die Bedeutung der funktionalen Leistungsbeschreibung im Vergabeverfahren

Die funktionale Leistungsbeschreibung ist weit mehr als nur ein Trend im Vergabewesen; sie ist eine Chance, Vergabeverfahren und Vergaberecht zukunftsgerichtet zu gestalten. Besonders bei komplexen Leistungen, die zum Zeitpunkt der Ausschreibung noch nicht bis ins letzte Detail definiert sind, bietet dieses Vergabeverfahren mehr Flexibilität. Auftraggeber haben hierbei die Möglichkeit, den Detaillierungsgrad selbst zu bestimmen, und können von einer breiten Zweckbeschreibung bis hin zu spezifischen Anforderungen variieren. Allerdings sollten sie sich nicht darauf berufen, wenn die Anforderungen unklar oder unvollständig sind. Ein gut strukturiertes Leistungsprogramm kann dabei helfen, die Anforderungen klar und verständlich darzustellen und letztendlich den Zuschlag für den geeignetsten Anbieter zu erteilen.

Diese Flexibilität ist jedoch nicht nur für die Auftraggeber von Vorteil. Bieter können ihre eigenen technischen Lösungen in den Ring werfen und somit aktiv zur Gestaltung und Verbesserung des Projekts beitragen. Besonders in Fällen, in denen Auftraggeber möglicherweise nicht über das notwendige Fachwissen verfügen, eröffnet die funktionale Leistungsbeschreibung die Möglichkeit, auf das Know-how und die Innovationskraft der Bieter zurückzugreifen.

Doch die funktionale Ausschreibung hat einen weiteren entscheidenden Vorteil: Sie fördert einen Konzeptwettbewerb, durch den eine Vielzahl an innovativen Ideen generiert werden kann. Gerade in Sektoren, in denen Pionierarbeit gefragt ist oder mehrere Lösungsansätze denkbar sind, kann eine funktionale Ausschreibung den entscheidenden Unterschied ausmachen.

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Der Gestaltungsspielraum bei funktionalen Ausschreibungen

Der Gestaltungsspielraum, der durch die funktionale Leistungsbeschreibung geboten wird, ist ein zweischneidiges Schwert. Einerseits ermöglicht er den Bietern, eigene technische Lösungen zu entwickeln und die zur Leistungsausführung benötigten Arbeitsschritte selbst festzulegen. Diese Freiheit bedeutet aber auch, dass die Bieter ein höheres Risiko tragen, da sie für das Erreichen der Beschreibungsziele voll verantwortlich sind.

Die Herausforderung besteht darin, ein Gleichgewicht zwischen Gestaltungsfreiheit und klar definierten Zielen zu finden. Der Bieter muss dabei Lösungen entwickeln, die sowohl kreativ als auch den festgelegten Bedingungen und Anforderungen entsprechen.

Die funktionale Leistungsbeschreibung kann sowohl für das Gesamtbauwerk als auch für Teilbereiche angewandt werden, wobei sie bei größeren Bauvorhaben mit zahlreichen Ausführungsoptionen besonders nützlich sein kann.

Herausforderungen bei der Angebotserstellung

Die Angebotserstellung auf Basis einer funktionalen Leistungsbeschreibung kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Lösungen hervorbringen erschwert aufgrund der Notwendigkeit, nicht nur kreative und innovative Lösungen zu entwickeln, sondern diese auch kosteneffizient und realisierbar kalkulieren, um konkurrenzfähig zu sein.

Bei der Ausarbeitung ihrer Angebote stehen Bieter vor der Aufgabe, alle erforderlichen Leistungen vollständig und funktional abzubilden, was eine präzise Einschätzung des Aufwands und der Risiken erfordert. Die funktionale Leistungsbeschreibung selbst muss dabei eindeutig und erschöpfend gestaltet sein, um sowohl Freiraum für Kreativität zu bieten als auch die Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, dass die für die Angebotserstellung erforderlichen Angaben unmissverständlich dargestellt werden.

Abgrenzung: Funktionale Leistungsbeschreibung vs. Leistungsverzeichnis

Die funktionale Leistungsbeschreibung und das traditionelle Leistungsverzeichnis unterscheiden sich grundlegend in ihrem Ansatz. Während die funktionale Leistungsbeschreibung das gewünschte Ergebnis in den Fokus rückt, gibt das Leistungsverzeichnis exakte Vorgaben bezüglich Materialien und Methoden vor, um die gewünschte Leistung zu erzielen.

Diese Unterscheidung ist von entscheidender Bedeutung, denn sie beeinflusst, wie Bieter ihre Angebote strukturieren und welche Freiheiten sie bei der Umsetzung haben. Ein Leistungsverzeichnis schränkt den Gestaltungsspielraum ein, fördert jedoch die Vergleichbarkeit der Angebote durch seine Detaillierung.

Hybride Nutzung beider Ausschreibungsverfahren

Ein hybrides Ausschreibungsverfahren kombiniert beide Ansätze, indem es bestimmte Leistungsbestandteile funktional beschreibt, um Innovationen zu fördern, und andere detailliert vorgibt, um Vergleichbarkeit sicherzustellen. Diese Methode bietet Flexibilität für kreative Lösungen und gewährleistet gleichzeitig die Erfüllung spezifischer technischer Anforderungen. Eine klare Trennung und Beschreibung der funktionalen und detaillierten Elemente ist entscheidend für den Erfolg dieser hybriden Methode.

Beispielhafte Darstellung am Brückenbau

Am Beispiel des Brückenbaus wird der Unterschied zwischen funktionaler Leistungsbeschreibung und traditionellem Leistungsverzeichnis besonders deutlich. Eine funktionale Leistungsbeschreibung würde die Funktion und den Verlauf der Brücke beschreiben, ohne die Wahl der Baumethode oder Materialien festzulegen, was den Bietern erlaubt, eigene innovative Lösungen zu entwickeln.

Bewertungskriterien für funktionale Leistungsbeschreibungen

Eine funktionale Leistungsbeschreibung muss eine Reihe von Bewertungskriterien erfüllen, um die Qualität und Vergleichbarkeit der Angebote sicherzustellen. Ein zentraler Aspekt ist eine eindeutige und erschöpfende Beschreibung des Auftragsgegenstands, die für alle Bieter verständlich ist und keine Interpretationsspielräume lässt. Dabei ist es wichtig, dass die eingehenden Angebote vergleichbar bleiben.

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Praxis-Tipps & Vorteile von Cosuno für funktionale bzw. hybride Ausschreibungsformen

In der Welt der Ausschreibungen gibt es verschiedene Ansätze, abhängig vom Gewerk, der Projektgegebenheit und der Expertise der Unternehmen. Besonders für Unternehmen, die zwischen unterschiedlichen Ausschreibungsformen wechseln, ist es eine Herausforderung, einen einheitlichen Prozess für den Datenaustausch und die Kommunikation mit Bietern zu finden. Hier bietet Cosuno flexible Lösungen.

Transparenter Dokumentenaustausch

Für funktionale und hybride Ausschreibungen ist der fortlaufende Austausch von Dokumenten entscheidend. Oftmals fügt das ausschreibende Unternehmen zu den Planungsunterlagen ein erläuterndes Dokument hinzu. Da sich Pläne während der Ausschreibung weiterentwickeln, müssen Bieter über Änderungen informiert werden.

Mit Cosuno profitieren Sie von:

• Unbegrenzter Dokumentenablage: Ausschreibende Unternehmen können eine unbegrenzte Anzahl von Dokumenten hochladen.
• Automatische Benachrichtigungen: Sobald neue Dokumente hinzugefügt werden, erhalten alle Bieter automatisch eine Benachrichtigung.
• Vorschau-Funktion: Bieter können Dokumente in einer Vorschau einsehen, ohne diese vorher herunterladen oder sich anmelden zu müssen.

Effiziente Kommunikation während der Ausschreibung

Gerade bei funktionalen Ausschreibungen ist eine effektive Kommunikation essenziell, da mehr Abstimmung erforderlich ist, um die zu erbringende Leistung klar zu definieren. Cosuno bietet hierfür integrierte Kommunikationswege zwischen ausschreibenden Unternehmen und Bietern.

Die Kommunikation über Cosuno:

• Übersichtliche Beantwortung von Bieterfragen: Minimiert Missverständnisse und verbessert die Qualität der Angebote.
• Dokumentierte Kommunikation: Beide Seiten bleiben auf dem gleichen Stand und können abgesprochene Details im Nachhinein nachvollziehen.

Abgabe von Massen- und Mengenermittlungen

Manche ausschreibende Unternehmen überlassen die Mengenermittlung den Bietern selbst. Dabei kann es zu Mehraufwand kommen, wenn GAEB- oder Excel-Dateien nicht einheitlich erstellt werden.

Mit Cosuno können Bieter:

• Direkte Mengenangabe: Ihre ermittelten Mengen direkt auf der Plattform angeben, ohne GAEB-Dateien erzeugen zu müssen.
• Einfacher Vergleich: Das ausschreibende Unternehmen kann hierdurch alle Mengenangaben der Bieter übersichtlich im Preisspiegel vergleichen.

Flexible Abfrage von Preisen

Die Preisabfrage kann sich je nach Ausschreibung unterscheiden. Manche Projekte erfordern lediglich einen Pauschalpreis, während bei komplexeren Projekten eine grobe Preisabfrage nach Kostengruppen sinnvoll ist.

Mit Cosuno können Sie:

• Verschiedene Angebotsbepreisung: Von Einheitspreis über die Bepreisung nach groben Kostengruppen bis hin zu Pauschalpreisen – all dies kann einfach über dieselbe Maske abgewickelt werden.
• Cosuno KI Preisassistent: Ab dem 01.12.2024 haben Cosuno Nutzer den Zugriff auf einen KI-gestützten Preisassistenten der auf Basis von über 7 Mio. Datensätzen Referenzpreise je Position im Leistungsverzeichnis ermittelt. So erhält man viel aktuellere Werte als aus dem BKI, die an Marktgegebenheiten angepasst sind. Eine echte Revolution! Mehr dazu finden Sie im White Paper KI in der Baubranche – Effiziente Preisgestaltung und die Zukunft des Bauens.

Mit Cosuno behalten Sie stets die Transparenz und Struktur Ihrer Ausschreibungen und Projekte im Blick. Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen, alle Ausschreibungsformen effizient abzubilden und so einen einheitlichen Prozess für den Datenaustausch und die Kommunikation mit Bietern zu gewährleisten. Unabhängig davon, ob Sie zwischen funktionalen, hybriden oder anderen Ausschreibungsformen wechseln, bietet Cosuno Ihnen die Flexibilität und Effizienz, die Sie benötigen, um erfolgreich und innovativ zu bleiben. Erleben Sie, wie einfach und effektiv Ausschreibungen mit Cosuno sein können.

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