Hermann Kassens Bauunternehmung GmbH

Das mittelständische Bauunternehmen Hermann Kassens Bauunternehmung GmbH ist ein echter Familienbetrieb. Die Familie Kassens führt das Unternehmen bereits in der 4. Generation. Zu den Hauptaufgabenfeldern der Firma zählen der Hoch- und Tiefbau sowie Gewerbe- und Industriebau. Auch im Bereich Schiffsinnenausbau ist das Bauunternehmen tätig und verlegt beispielsweise Fliesen auf den Neubauten der Kreuzfahrtschiffe in Papenburg.

Die Herausforderungen vor der Einführung von Cosuno

Jeder Nachunternehmer, mit dem ein Bauunternehmen zusammenarbeitet, muss zahlreiche Dokumente beim Auftraggeber einreichen. Ob Mindestlohn- oder Freistellungsbescheinigung - bei einer Kontrolle durch den Zoll müssen all diese Nachweise vorgelegt werden können. Das erfordert eine ständig wachsenden Entwicklungen beobachtet. Außerdem sollen Digitalisierung beauftragte Optimierungspotenziale einzelner Prozesse erkennen, die in Ihrem Unternehmen Sinn ergeben. Genau das hat Jasmin Kuncke getan und ging damit in die 2. Phase über: Testen, Testen, Testen! Menge Struktur und hohe Aktenstapel, weshalb die Kassens Bau vor Cosuno eine Menge Aufwand im Bescheinigungsmanangement hatte. Alle Dokumente mussten manuell in zahlreiche nOrdnern einsortiert und verwaltet werden. Das war für Jasmin Kuncke jedes Mal ein enormer Aufwand.

"Das Einscannen, Ausdrucken und Sortieren von Dokumenten hat einen großen Teilder Arbeit ausgemacht. Ich musste die Nachunternehmer alle einzeln angehen, umfehlende Bescheinigungen anzufordern und habe Ihnen Dokumente per E-mail, aberauch oft per Post zugesendet. Das war natürlich entsprechend zeit- und kostenintensiv. Hinterhertelefonieren, ob alles eingegangen ist, gehörte ebenfalls zu diesem Prozess."

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In 5 Schrittenzum automatisierten Bescheinigungs-management

1. Beauftragten festlegen

Jasmin Kuncke hatte neben vielen anderen Dingen die Aufgabe, stetig die Augen für Digitalisierungspotentiale offen zu halten. Es ist auch für andere Bauunternehmen ratsam, im Team eine zuständige Person zu benennen, die sich mit den Möglichkeiten von Digitalisierung auseinandersetzt und die Jeder Nachunternehmer, mit dem ein Bauunternehmen zusammenarbeitet, muss zahlreiche Dokumente beim Auftraggeber einreichen. Ob Mindestlohn- oder Freistellungsbescheinigung - bei einer Kontrolle durch den Zoll müssen all diese Nachweisevorgelegt werden können. Das erfordert eineständig wachsenden Entwicklungen beobachtet. Außerdem sollen Digitalisierungbeauftragte Optimierungspotenziale einzelner Prozesse erkennen, die in Ihrem Unternehmen Sinn ergeben. Genau das hat Jasmin Kuncke getan undging damit in die 2. Phase über: Testen, Testen,Testen!

"Eine Bauzeitschrift, die eines Morgens auf meinem Schreibtisch lag, enthielt eininteressantes Interview von Cosuno mit einem Kunden, der mit der Software sein Bescheinigungsmanagement digitalisiert und verbessert hat."

2. Demo anfordern und ausprobieren

Die Baubranche ist weiterhin eine der undigitalsten Branchen. ConstructionTech Start-ups wie Cosuno sind dabei eine der wichtigsten Anlaufstellen, um Prozesse des Bausektors zu digitalisieren. Cosuno automatisiert beispielsweise die Leistungsphasen (LP) 6-7, d.h. das Ausschreibungs- und Vergabemanagement. Es gibt aber noch viele weitere Prozesse entlang der Wertschöpfungskette, die man transformieren kann.

Es lohnt sich allerdings, in der Einkaufsphase zu beginnen, da hier über ungefähr 70 % der späteren Gewinnmarge entschieden wird. Um die Startups besser kennenzulernen und genau zu verstehen, ob sich die Anschaffung einer Software oder anderen Lösung für ihr Unternehmen lohnt, sollten Sie daher Demos vereinbaren. In diesen Demos werden Ihnen von einem Mitarbeiter alle Funktionen einer Software erklärt und Ihre Fragen in Bezug auf Ihr Unternehmen beantwortet.

In der Regel dauern solche “Erst-Demos” eine halbe Stunde und Sie ersparen sich langwierige Recherche.

"Ich habe dann einen Testaccount bei Cosuno erhalten und konnte alle Funktionenrund um das Bescheinigungsmanagement in Ruhe ausprobieren. Ich habe dabei auchgesehen, wie eine automatisierte Nachricht an die Nachunternehmer in der Praxisaussehen würde. Innerhalb von 2 Stunden hatte ich alles verstanden"

3. Vorteile im Bescheinigungsmanagement visualisieren

Nach ein paar Wochen sollte man die Fortschritte im Bescheinigungmanagement visualisieren und somit veranschaulichen, was die Digitalisierung bewegt hat. Jasmin Kuncke hat dies ganz einfach mit einer übersichtlichen Tabelle umgesetzt:

"Es ist für mich eine immense Zeitersparnis. Den Aufwand, den ich betrieben habe, um die 4 neuen Nachunternehmer in Cosuno anzulegen, muss ich natürlich auch nur einmal betreiben. Beim nächsten Mal würde es dann noch schneller gehen."

4. Weitere Funktionen entdecken

Als Software für den gesamten Ausschreibungs- und Vergabeprozess bietet Cosuno natürlich nicht nur den Vorteil des digitalen Bescheinigungsmanagements. Die Software vereint viele weitere Vorteile:

"Auch ich habe mittlerweile weitere Funktionen von Cosuno für mich entdeckt. Ich habe z.B. auch ältere, schon vergebene Projekte in der Software angelegt und nutzte Cosuno in diesem Fall wie eine Dropbox. Wenn ich große Dateien mit Nachunternehmern teilen möchte, kann ich diese dann auch einfach auf die Plattform verweisen."

Zusätzlich bekommen alle Projektbeteiligten automatisch eine Mitteilung, wenn Dateien in Cosuno erneuert oder angepasst wurden.

Jasmin Kunckes Kollege im Einkauf hat hat eine andere Lieblingsfunktion: Das Cosuno Netzwerk! Entsprechend des Ortes vom Bauprojekt kann er Nachunternehmer aus dem Umkreis einfach filtern und mit wenigen Klicks kontaktieren. Dabei hat er die Auswahl aus über 180.000 Nachunternehmern im gesamten DACH Raum. Das bedeutet für ihn: Keine Recherche, welche Nachunternehmer in der Region seiner Bauprojekte sind. Die Kassens Bau kann somit von mehr Angeboten profitieren und findet die besten Nachunternehmer für ihre Bauvorhaben.

5. Arbeitsalltag verbessern

Cosuno erleichtert die tägliche Arbeit von Jasmin Kuncke und ihren Kollegen enorm. Alle haben mehr Zeit für das Wesentliche, sparen manuellen Aufwand und profitieren sogar im Homeoffice von der Software:

Ein weiterer Vorteil: Wenn der Geschäftsführer den aktuellen Status von Ausschreibungen oder Bescheinigungen wissen will, kann er das ebenfalls. So weiß auch Herr Kassens jederzeit, wie weit der Prozess für einzelne Bauprojekte ist.