J. Lindemann GmbH & Co. KG

Als führendes Bauunternehmen in Deutschland geht Lindemann mit dem Zeitgeist und setzt auf individuell zugeschnittene Bauprojekte mit dem Blick gerichtet auf Energieeffizienz und Komfort. Ob Rohbau, Schlüsselfertigbau oder komplette Projektentwicklung als Generalunternehmer - Lindemann bündelt Ingenieur- und Bau Know-how für ganzheitliche Lösungen.

Herausforderungen von Lindemann

Der Einkauf von Bauleistungen kostete uns viel Zeit. Es mussten hunderte von NUs mit sich ständig ändernden Plänen versorgt, Preiseverglichen und Bescheinigungen angefragt und kontrolliert werden. Diese Prozesse, die sonst über BCC und E-Mail Verteiler laufen, wollten wir ändern - und sind hierbei eine Partnerschaft mit Cosuno eingegangen.

„Die Herausforderungen im Einkauf von Fremdleistungen sind allgemeinbekannt. Zu wenige qualifizierte Nachunternehmer, dezentrale Nachunternehmer-Datenbanken in Excel und Outlook, fehlende Dokumentein der Ausschreibung, händisch ausgefüllte Preisspiegel, abgelaufene Bescheinigungen und vieles mehr. Für uns machte es immer weniger Sinn diese Abläufe weiterhin über Telefon, Fax oder E-Mail abzuwickeln.“

In 5 Schritten – Cosunos Lösungen für Lindemann

Schritt 1 – Cloud-basierte Nachunternehmer-Datenbank

Wir haben unsere Nachunternehmer bisher lokal in Excel und Outlook Datenbanken verwaltet und wussten nicht, welche Vorteile einer dezentralen cloud-basierten Lösung wir uns dabei haben entgehen lassen.

Cosuno bietet eine Datenbank an, in der historisch alle Informationen aus dem Ausschreibungs-, Vergabe und Bauprozess zu den Nachunternehmern gesammelt und in künftigen Ausschreibungen genutzt werden können. In dieser Datenbank können das Abgabeverhalten, die Absagegründe, Preisniveaus, Preisentwicklungen und die Anzahl der Auftragszuschläge eingesehen werden. Ebenso wird angezeigt, welche Nachunternehmeraktuell auf verschiedenen Projekten Angebotekalkulieren.

Schritt 2 – Tracking und Live-Übersichten

Lange E-Mail Verläufe mit dutzenden Nachunternehmern in BCC, die Unsicherheit wer ein Angebot abgibt, wer es von vornherein ausschließt, Ungewissheit darüber, wer die aktuellsten Dokumente erhalten und gesehen hat - das waren unsere alltäglichen Probleme im Einkauf.

Cosuno kombiniert in einer Live-Übersicht den Ausschreibungsstatus mit dem Dokumententracking und löst genau dieses Problem. Wir können jetzt sehen, welcher Nachunternehmer eine Einladung zur Angebotsabgabe erhalten und gesehen hat. Der Nachunternehmer kann uns dann direkt über Cosuno mitteilen, ob er ein Angebot abgeben wird oder nicht. Dadurch können wir Wochen vor dem Submissionsdatum einschätzen, welche Angebotsquote wir pro Gewerk erreichen werden und wenn notwendig frühzeitig gegensteuern. Dokumente können einfach aktualisiert und dem einzelnen Nachunternehmer oder allen Nachunternehmern eines Gewerken geschickt werden. Für die Dokumentation der Vergabe können abschließend sämtliche Informationenabgerufen werden.

Schritt 3 – Digitaler Preisspiegel und GAEB-Funktion

In der Praxis machten sich bei uns bei der Anwendung von klassischen Preisspiegeln zwei Nachteile bemerkbar. Zum einen werden Preisspiegel in Kalkulationstools erstellt und sind dadurch nicht direkt dort nutzbar, wo sie gebraucht werden - im Einkauf der Nachunternehmerleistungen. Alle verfügbaren Leistungsverzeichnissen müssen an die Kalkulationsabteilung versendet und dort eingelesen werden. Weil diese Programme nur lokal am Rechner laufen, mussten wir den Preisspiegel direkt am Rechner einsehen oderausdrucken. Zum anderen können Preisspiegel nur genutzt werden, wenn die Nachunternehmerihre Angebote im GAEB-Format einreichen. Leider ist es in der Praxis aber so, dass viele Unternehmen keine GAEB-fähige Software nutzen und eingescannte PDFs abschicken.

Mit Cosuno können die Leistungsverzeichnisse in der Ausschreibung einmal hochgeladen und dann interaktiv genutzt werden. Die Nachunternehmer erhalten anschließend eine Einladung per E-Mail in der sie das LV online direkt bepreisen können. Alternativ können Nachunternehmer das LV herunterladen, ausfüllen und anschließend wieder hochladen. Cosuno erstellt dann automatisch einen Preisspiegel inklusive der Anmerkungen und Änderungen der Nachunternehmer. Wir nutzenden Preisspiegel dann auch direkt auf einem Tablet in der Verhandlung, denn wenn Positionen verhandelt und geändert werden, können diese Änderungen direkt vermerkt werden. Am Ende kann auf Wunsch der fertige Preisspiegel in ein bestehendes Kalkulationstool eingelesen werden. Viele unserer Nachunternehmer haben das als einen sehr angenehmen Service empfunden.

Als weiteren Service bietet Cosuno die Integration händisch ausgefüllter Leistungsverzeichnisse an. Wenn also händisch ausgefüllte Leistungsverzeichnisse per PDF Datei eingehen, können diese von Cosuno computergestützt in den digitalen Preisspiegel eingetragen werden. Damit kann immer ein aktueller und vollständiger Preisspiegel sichergestellt werden, was die Arbeit bis zur Vergabe deutlich effizienter und sicherer macht.

Schritt 4 – Digitales Bescheinigungsmanagement

Ein weiteres Problem für uns war, dass wir nie alle wichtigen und aktuellen Bescheinigungen an einen Ort bereit hatten. Die Suche und das Anfragen nach den richtigen Bescheinigungen führte zu einem hohen Prozessaufwand. Cosuno hat uns dabei geholfen, sämtliche Bescheinigungen mit einem Klick bei den Nachunternehmern anzufragen und die Prüfung der Aktualität laufend und automatisch durchzuführen. Wir erhalten dann Erinnerungen, bevor die Nachweise ablaufen. Für die Nachunternehmer hat es den Vorteil, dass sie alle Bescheinigungen nur einmal hochladen müssen und dann anschließend mit wenigen Klicks mit allen Vertragspartnern teilen können.

Schritt 5 – Dashboards

Vor Cosuno mussten wir im Ausschreibungs- und Vergabeprozess hunderte von Unternehmen kontaktieren, unzählige Dokumente teilen und viele viele Nachrichten mit ihnen austauschen.

Cosuno hat diesen Prozess für uns vereinfacht und beschleunigt. In den intelligenten Dashboards können wir eine Übersicht der Nachunternehmer mit den besten oder schlechtesten Bewertungen, eine Übersicht zum Abgabeverhaltender Nachunternehmer und ablaufende Bescheinigungen aus laufenden Projekteneinsehen.